Estados y Workflows

El ciclo de vida de un documento comienza con su creación. Un documento puede ser creado de los siguientes modos:

  • A través de la aplicación, utilizando la ventana correspondiente al documento.
  • A través del interfaz SOAP proporcionado por la aplicación. (Requiere un alto nivel)
  • A través de la importación desde ficheros de texto planos. (No disponible para todos los documentos)
  • A consecuencia de la conversión a partir de otro documento o de información contenida en la aplicación.

Estados de los Documentos

El objetivo más importante de un ERP es hacer un seguimiento de los documentos generados y recibidos por la empresa y la clasificación de sus datos económicos. Dicha clasificación es acorde con el estado de los documentos en cada momento.

Con este objetivo senCille define un conjunto de estados en los que un documento puede estar en cada momento de su gestión. Todo documento tiene un estado inicial que se define en la configuración de la empresa. Los posibles estados son:

  • ACCEPTED (Aceptado)
  • ANNULED (Anulado)
  • COMMITTED (Entregado)
  • CONVERTED (Convertido)
  • DISCARDED (Descartado)
  • EXPIRED (Caducado)
  • IN_COURSE (En curso)
  • IN_REVIEW (En revisión)
  • READY  (Preparado)
  • REJECTED (Rechazado)
  • REVISED (Revisado)
  • SENT (Enviado)
  • PAID (Pagado)
  • RETURNED (Devuelto)
  • REGENERATED (Regenerado)
  • UNPAID (Impagado)

Los siguientes estados por los que pasa un documento, quedan definidos por el Workflow o flujo de trabajo de cada uno de los tipos de documento.

Workflows o Flujos de Trabajo

Un workflow indica las transiciones posibles entre los estados. Dicho de otro modo, define el ciclo de vida de un documento expresado como un camino a través de los distintos estados.

senCille viene con una definición normalizada del ciclo de vida de cada documento. Es posible cambiar estos workflows, pero esto es una tarea que únicamente debe acometer el administrador de la empresa, pues de esta configuración dependen muchas de las características de la aplicación. Una manipulación errónea de los workflows, puede conducir a una serie de comportamientos erráticos de la aplicación.

 

Transiciones

Las transiciones son los pasos entre los diferentes estados.

La definición de las transiciones contempla las siguiente tareas:

  • Definición de los siguientes estados válidos para cada estado.
  • Definición del siguiente estado por defecto para cada estado.
  • Definición del estado por defecto para los documentos recien creados.
  • Definición de los estados finales. Aquellos en que el ciclo del documento termina.

Eventos

Durante el uso de la aplicación, tienen lugar determinados sucesos que provocan el paso de un documento a un estado diferente al que estaban. Estos sucesos con conocidos como Eventos.

Los eventos están programados en la aplicación, pero es el administrador de cada empresa quien puede definir las acciones que tienen lugar ante determinados eventos.

Un ejemplo es la facturación de un Albarán. A partir del albarán se genera una factura, pero además el estado del albarán pasa de Preparado a Facturado. Este evento implica que para facturar un albarán, su estado debe ser de Preparado.

Ejemplo de un Cambio de Estado Manual en Presupuestos de Venta

Para cambiar el estado de un documento tenemos este icono. Al pulsar sobre él, nos sale una lista con aquellos posibles estados en función del estado actual.

Posibles Estados

 

Estados anterioresSi pinchamos sobre Mostrar Estados Anteriores, podemos ver un histórico con los estados que ha tenido este documento junto a la fecha en la que se ha modificado el estado y el nombre de usuario que lo ha modificado.

 

Véase además:

Presupuestos de Venta – Pedidos de Venta – Albaranes de Venta – Facturas de Venta – Presupuestos de Compra –Pedidos de Compra – Albaranes de Compra – Facturas de Compra


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