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¿Qué es un ERP?

Según Wikipedia un ERP es lo siguiente:

“Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son Sistemas de Información Gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios”

Tras leer la wiki-definición, no sé que conclusión sacar. Realmente es algo muy difícil de comprender o es que no me he enterado de nada. Vamos a intentar aportar un poco de luz al concepto ERP. Y finalmente intentaremos mejorar o al menos acercar al común de los mortales, una versión más comprensible de la definición anterior.

Vamos a comenzar con un concepto básico en cuanto al uso, en castellano, de dos palabras que erróneamente, en ocasiones se utilizan como sinónimos y no lo son: Datos e Información. Debemos de nuevo hacer referencia a la wikipedia. Tras leer el artículo sacamos como síntesis el siguiente extracto:

Relación entre Datos e Información
Un dato por sí mismo no constituye información, es el procesamiento de los datos lo que nos proporciona información, humanamente relevante que se puede utilizar en la toma de decisiones, reducción de la incertidumbre o realización de cálculos.

Aplicado esto a un ERP veremos que los datos, casi siempre son introducidos por el usuario. Albaranes, Pedidos, Datos de Clientes. En ocasiones, procesos como las entradas en almacén generan datos extra, al actualizar las existencias. Pero al fin y al cabo, todo son datos. ¿Dónde está entonces la información?

La información en un ERP son los datos combinados, dentro de un departamento concreto o entre departamentos. Un ejemplo sería el inventario de un almacén. Es información generada a partir de los datos producidos por las entradas en el almacén y las salidas del mismo. Nadie introdujo datos sobre valoración de cada producto en almacén, sino en la ficha del artículo. Nadie modificó las existencias actuales, pero la información es correcta.

De modo que podemos decir que los Datos cuando son presentados en gráficas, en tablas con sumatorios, medias y otras operaciones sobre ellos, y estos nos aportan algo más allá de ellos mismos, eso es información.

Hagamos un paréntesis para explicar de modo sencillo qué es sinergia.

Qué entendemos por Sinergia
Sinergia es una situación en la que la suma de las partes proporciona más que la propia suma. Un ejemplo típico es el sistema auditivo de la mayoría de los mamíferos. Consta de dos órganos totalmente independientes, pero cuando nuestro cerebro toma los datos proporcionados por sendos órganos y los elabora, obtiene más que una mejora sustancial en la audición: obtiene el efecto estéreo que le permite saber la procedencia del sonido. ¡Esto es una sinergia! 1+1 = 3 ó 4 ó 5 ó miles o más.

De igual modo podemos afirmar que La Información es la sinergia de los datos. Y como consecuencia podemos afirmar que un ERP es el encargado de proporcionar sinergia de información con los datos introducidos.

Las Islas de Información.

Desafortunadamente son muchas las situaciones en las que en la empresa nos encontramos con conjuntos de datos inconexos con el resto. Hojas de cálculo con datos variados, departamentos con su propia aplicación de gestión, comerciales con agendas inconexas en aplicaciones móviles y ordenadores portátiles, son solo algunos de los ejemplos de lo que técnicamente conocemos como Islas de Información.

Estas Islas, que a ojos del usuario son una ventaja competitiva, traen consigo una serie de problemas bien conocidos, a la gestión de la empresa.

  • La Duplicidad de los Datos: Si el comercial tiene los datos de sus contactos y el estado de las ofertas realizadas en su propia aplicación u hoja de cálculo, dentro de su ordenador portátil, no será posible consultar los progresos a nivel corporativo. Esto es, preguntado cada comercial por el número de ofertas realizadas y cuantas han sido rechazadas, conoceremos dicha información, pero no nos es posible consultar la de todos los comerciales. Si optamos por preguntarlo y añadir dichos datos a nuestro ERP manualmente, tendremos una información obsoleta desde el mismo instante de introducirla al sistema. Además se trata de información muerta, puesto que requiere de nuestra intervención para ponerla al día.
  • Aparición de errores: Dada la situación anteriormente descrita, una oferta realizada en el sistema de los comerciales, ha de ser a su vez “picada” en el de los técnicos y en el de administración, y esto, realizado por personas, puede conducir a errores debido a confusiones o equivocaciones al “picar” nuevamente los datos.
  • Incoherencia de datos: Es habitual que lo que en el programa de comerciales se llame artículo 0012, con la descripción “Servicio de atención urgente”, en cualquiera de las otras “islas de información” se llame, artículo SAU67, con la descripción “Atención prioritaria”.
  • Dificultad para la explotación de la información: Dado lo anterior, es evidente que en el momento que queramos sacar estadísticas para informarnos del resultado de nuestra actividad para con ese artículo, nos va a resultar muy complicado, ya que antes de ello, deberemos investigar como lo “denomina” cada uno de nuestros departamentos, además de aunar y cruzar los resultados estadísticos de cada uno de ellos. En esta situación, suele ser habitual que obtengamos unos resultados de una de nuestras islas, y otro distinto de otra, por lo que nos volverá a tocar investigar y trabajar para determinar cuál es el resultado de nuestra actividad y esto, repetido en tantos artículos, clientes o cualquier otro concepto que deseemos analizar.

Todo lo anterior, nos son más que algunos ejemplos.

Nuestra definición de ERP

Llegados a este punto, ya estamos en condiciones de definir los que es un ERP con nuestras propias palabras.

¿Que es un ERP
Un ERP es una herramienta Software, que gestiona todos los aspectos del ámbito económico y organizativo de una empresa. Tomando datos en cada punto que una vez elaborados nos proporcionarán información que servirá para tomar decisiones precisas y acertadas sobre cualquier aspecto, ayudando por tanto a mejorar los procesos y obtener así mejores resultados.

Todos los problemas anteriores quedan resueltos tras la implantación de un ERP adecuado a su actividad, bien sea ésta Industrial, Comercial, Mixta u otra. Por supuesto, poner en marcha un ERP corporativo, requiere de la implicación de todos los departamentos de la empresa. No es una tarea trivial, pero no es una barrera tan costosa, teniendo en cuenta que el ROI de implantación, suele ser casi inmediato.

Vamos a finalizar esta entrada del blog con una frase bastante elocuente, pronunciada hacia mediados de 1946 por Jean Jennings, de la Universidad de Pensilvania. Uno de los Pioneros de la informática:

Jean Jennings - 1946-
Un ordenador, no es un cerebro, en ningún sentido de la palabra. No puede razonar. Pero puede proporcionar información, que las personas utilizarán para sus razonamientos.

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